8. Workflow optimasi CS

Bab ini ditujukan untuk memudahkan anda memahami semua yang sudah saya jelaskan di bab-bab sebelumnya. Oleh karena itu bab ini dikemas dalam bentuk workflow.

Silahkan simak terlebih dahulu videonya lalu bisa lanjut membaca text.

Untuk penggajian Customer Service ada beberapa komponen yang kami terapkan pada tim kami, yaitu Gaji Pokok dan Bonus. Untuk gaji pokok, kami menggunakan UMR/ UMK yang berlaku. Sedangkan untuk bonus, kami ada 2 komponen, yaitu bonus closing dan bonus omset CS dalam satu bulan.

Komponen Gaji:

1. Gaji tetap, Gaji mengikuti UMK daerah setempat.

2. Bonus Closing. Bonus yang didapatkan CS setiap Closing.
* Untuk bonus per closing ini setiap perusahaan pastinya berbeda, pastinya bonus closing dipotong dari margin produk. Kami biasa memberikan bonus Rp 2.000 – Rp 5.000 untuk produk dengan harga Rp 100.000-Rp 300.000 dengan margin Rp 50.000 – Rp 100.000

3. Bonus Omset, Bonus yang didapatkan CS berdasarkan nilai total omset penjualan yang dikumpulkan CS.
* Untuk bonus omset kami menetapkan di angka 1% karena rata-rata margin produk kami di range 10-30% dari harga jual, maka kami menetapkan bonus 1% untuk CS. Nilai 1% ini tidak mutlak ya teman-teman tergantung perhitungan/kalkulasi keuangan bisnis masing-masing.

Contoh Sistem Penggajian Customer Service (CS)

Berikut adalah contoh skema sistem penggajian untuk Customer Service (CS) yang sudah saya terapkan.

Parameter Penggajian:

1. UMK (Upah Minimum Kabupaten/Kota): Rp 2.700.000
2. Bonus per Closing: Rp 5.000 per closing
3. Harga Produk (Range): Rp 100.000 – Rp 300.000
4. Margin Produk : Rp 50,000 – Rp 100,000
5. Jumlah Closing dalam Sebulan: 200 closing (Contoh)
6. Bonus Omset Bulanan: 1% dari omset penjualan bulanan yang berhasil dicapai oleh CS

Perhitungan Gaji Untuk 1 CS:

1. Gaji Pokok (UMK)

Gaji pokok CS berdasarkan UMK adalah Rp 2.700.000.

2. Bonus per Closing

Untuk setiap closing yang dilakukan oleh CS, mereka akan mendapatkan bonus Rp 5.000.

Jumlah closing dalam sebulan: 200 closing
Bonus per closing: Rp 5.000

Bonus per Closing = 200 closing × Rp 5.000 = Rp 1.000.000

3. Omset Bulanan

Omset bulanan dihitung dengan mengalikan jumlah closing dengan harga rata-rata produk.

Misalnya, kita ambil harga rata-rata harga produk adalah

Rp 200.000 (dari rentang harga Rp 100.000 – Rp 300.000).

Omset Bulanan = 200 closing × Rp 200.000 = Rp 40.000.000

4. Bonus Omset Bulanan (1%)

Customer Service berhak mendapatkan 1% dari omset bulanan yang mereka hasilkan.

Bonus Omset Bulanan = 1% × Rp 40.000.000 = Rp 400.000

Total Gaji Customer Service

Total gaji CS adalah kombinasi dari gaji pokok, bonus per closing, dan bonus omset bulanan.

Total Gaji = Gaji Pokok + Bonus per Closing + Bonus Omset Bulanan
Total Gaji = Rp 2.700.000 + Rp 1.000.000 + Rp 400.000 = Rp 4.100.000

Tabel penggajian customer service

Penjelasan detail :

Gaji Pokok (UMK): Gaji pokok tetap yang diterima oleh Customer Service berdasarkan Upah Minimum Kabupaten/Kota yang berlaku, yaitu Rp 2.700.000 per bulan. Ini adalah gaji yang dijamin dan akan diterima setiap bulan.
Bonus per Closing: Setiap closing yang berhasil dicapai oleh CS akan dihargai dengan bonus sebesar Rp 5.000. Dalam contoh ini, dengan 200 closing dalam sebulan, total bonus yang diperoleh adalah Rp 1.000.000 (200 × Rp 5.000).
Omset Bulanan dan Bonus Omset: Omset bulanan dihitung dengan mengalikan jumlah closing dengan harga rata-rata produk yang dijual. Misalnya, dengan 200 closing dan harga rata-rata produk Rp 200.000, omset bulanan menjadi Rp 40.000.000. CS akan mendapatkan bonus tambahan 1% dari omset ini, yaitu Rp 400.000.
Total Gaji: Total gaji CS dalam sebulan akan terdiri dari gaji pokok, bonus per closing, dan bonus omset bulanan. Sehingga total gaji yang diperoleh adalah Rp 4.100.000 (Rp 2.700.000 + Rp 1.000.000 + Rp 400.000).

Dengan sistem penggajian ini, Customer Service akan mendapatkan pendapatan yang cukup fleksibel, bergantung pada kinerja mereka dalam melakukan closing dan meningkatkan omset penjualan. Sistem bonus per closing dan bonus omset bulanan akan memotivasi CS untuk lebih aktif dalam mencapai target penjualan dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Penggajian pada perusahaan sepenuhnya adalah keputusan dari Leader/Owner perusahaan tersebut, jadi Anda bisa menentukan gaji tim Anda sendiri sesuai dengan kemampuan finansial perusahaan Anda.

“Silahkan Konfirmasi dengan Finance Anda untuk detail penggajian di Tim Anda agar ada yg Me-Rem (membatasi), barangkali keputusan Anda/Owner terlalu berlebihan”

Kami dulu jika akan merekrut CS dengan jumlah tertentu kami pastikan dahulu dana untuk penggajian satu tahun kedepan untuk CS tersebut sudah ada cashnya, semisal merekrut 2 CS ya kami pastikan dana penggajian pokok untuk kedua CS tersebut sudah aman untuk satu tahun kedepan.

“Ini hanya sebatas contoh skema penggajian, silakan bisa tentukan skema penggajian CS perusahaan Anda sendiri sesuai kemampuan finansial perusahaan Anda”

Tahapan Perekrutan CS

Tentukan Kebutuhan&Kualifikasi

Bikin Lowongan Kerja

Sortir Data

Pengenalan Perusahaan (Zoom)

Wawancara

Customer Service Lulus Seleksi

Tahapan Training Waras

Training Pengenalan Lingkungan Perusahaan, Matchingkan Tujuan Bersama

Training Mindset: CS Harus Punya Mental Pemenang

Product Knowledge: CS Harus Kenal Produk Seperti Diri Sendiri

Teknik Komunikasi & Persuasi: Bangun Koneksi, Jangan Asal Jualan

Training Handling Objection: Jawab Keberatan dengan Elegan

Training Follow-Up yang Efektif: Jangan Biarkan Chat Hilang Begitu Saja

Training Manajemen Waktu & Produktivitas CS

Training Analisis Data & Evaluasi Performa CS

Tahapan Tanpa Training, Cara Cepat Boncos

Rekrut Berdasar Belas Kasihan

Pengenalan Produk

Langsung Eksekusi Balas Chat

1. Jika menjalankan iklan, tracking conversion sampai purchase

Lihat di ads manager. pastikan data lengkap gak mentok di wa
Lihat di rekapan data spreadsheet untuk melihat kendala di CS atau variable lain

2. Checklist mingguan sampai sebulan untuk menjaga konsistensi dan peningkatan.

Gunakan format laporan berikut sebagai refrensi. Klik disni untuk download